a digitalización ha cambiado la forma en la que las empresas gestionan su capital humano. Los departamentos de recursos humanos ya no dependen de hojas de cálculo ni de sistemas rígidos, sino de software SaaS para RR. HH. para simplificar la gestión del talento desde la nube
Estas soluciones SaaS permiten a los profesionales de RR. HH. automatizar determinados procesos, desde la gestión administrativa hasta la selección de personal, reduciendo tareas manuales y mejorando la eficiencia del equipo de recursos humanos.
Pero no todas las plataformas cuentan con las mismas funciones ni una es mejor que otra. Cada herramienta ha sido concebida para suplir una serie de necesidades muy específicas. Algunas están destinadas a la gestión de empleados, otras a la remuneración y el resto a la adquisición de talento.
¿Qué es SaaS en recursos humanos?
El concepto de software como servicio (SaaS) describe un modelo en el que los programas no se instalan en los servidores de la empresa, sino que se accede a ellos a través de internet. Este tipo de soluciones suelen ofrecer una plataforma de gestión flexible, capaz de adaptarse al tamaño y a las necesidades de cada negocio.
Por otro lado, un software de recursos humanos tradicional exige mantenimiento continuo, instalaciones locales y actualizaciones manuales. En cambio, un servicio SaaS garantiza disponibilidad inmediata, escalabilidad y actualizaciones automáticas que los proveedores de SaaS realizan en segundo plano.
En cuanto a sus funciones, estas pueden variar en función del SaaS de recursos humanos: control horario, portal del empleado, firma digital, reclutamiento, gestión del talento, entre otros. El resultado es un trabajo administrativo más ágil y un equipo de RR. HH. que puede centrarse en tareas de mayor valor, como el desarrollo de las personas o la planificación de carrera.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar SaaS en RR. HH.?
El uso de SaaS en recursos humanos proporciona diversos beneficios que repercuten directamente en la eficiencia del negocio. Al funcionar como un software como servicio SaaS, las empresas se liberan de la carga técnica de mantener servidores propios o de instalar actualizaciones, por lo que el sistema se mantiene siempre actualizado, con parches de seguridad y nuevas funcionalidades incluidas en la suscripción.
Otra de sus grandes ventajas es la accesibilidad: basta con una conexión a internet para acceder a la información desde cualquier dispositivo, ya sea un ordenador de la oficina o un móvil en remoto. De esta forma, los departamentos de recursos humanos pueden acompañar al empleado en todo momento, facilitando procesos como fichajes, solicitudes de vacaciones o validación de gastos.
Por otro lado, la escalabilidad de los softwares de RR.HH. modulares permite empezar con funciones básicas y añadir nuevos módulos de RR. HH. según evolucionan las necesidades del negocio. Es decir, cada empresa puede crear su propia suite de RR. HH., ajustada a su tamaño, presupuesto y modelo de gestión.
Finalmente, gracias a la integración de inteligencia artificial, los sistemas no se limitan a ejecutar tareas: realizan predicciones y ayudan a optimizar las decisiones estratégicas relacionadas con la retención de talento, la planificación de plantillas o la remuneración del empleado.
¿Cuál es el mejor software para recursos humanos?
Coverflex
Coverflex no es un SaaS de RRHH al uso, sino una plataforma de retribución flexible. Nuestra propuesta consiste en permitir que los empleados gestionen una parte de su salario a través de un monedero digital, que pueden destinar a beneficios como transporte, guardería o restauración.
“La aplicación es muy sencilla de usar. Normalmente, utilizo los beneficios para comer fuera con amigos a través de la tarjeta restaurante o pedir a domicilio, además de para desplazarme al trabajo mediante la Tarjeta de Transporte de Madrid.” — Opiniones de Coverflex de Carmen, Paralegal de Patentes de ABG Intellectual Property
Por consiguiente, mejora el poder adquisitivo del trabajador mediante ventajas fiscales y, a la vez, alinea la gestión de personas con el bienestar corporativo. Para el equipo de recursos humanos, Coverflex simplifica la gestión administrativa de los beneficios, evitando trámites complejos y garantizando el cumplimiento normativo.
La experiencia está diseñada con un enfoque mobile-first, de manera que los empleados gestionan su monedero desde una aplicación sencilla, mientras que las empresas acceden a informes claros sobre el uso de los beneficios. Gracias a Coverflex AI, estos son accesibles a través de un simple chat contextual.
“Veníamos de un sistema más tradicional, que suponía una carga importante a la hora de gestionar las nóminas. La gestión digital de todo el plan nos ha hecho ganar horas, al poder volcar grandes cantidades de datos en cuestión de minutos.” — Opiniones de Coverflex de David Cortés, HR Manager de ABG Intellectual Property
En definitiva, aunque no sustituye a una suite de RR.HH. ni compite con un software de gestión de recursos integral, funciona como una solución complementaria que responde a una necesidad muy concreta.
Ventajas de Coverflex
- Aplicación móvil intuitiva y centrada en el empleado.
- Mejora del salario neto gracias a la exención fiscal.
- Simplificación en la gestión de beneficios para el equipo de recursos humanos.
Desventajas de Coverflex
- No es un software de RRHH integral.
- Puede carecer de integración directa con algunos ERP y otras plataformas de gestión.
Lucca
Lucca es una suite de RR. HH. modular que automatiza gran parte de la gestión administrativa. Su diseño permite que cada empresa escoja los módulos que necesita: control horario, gestión de gastos, expedientes o desempeño… Estos pueden integrarse de forma escalonada, por lo que la funcionalidad crece al ritmo de la organización.
Pese a la cantidad de funciones de las que dispone, la interfaz de Lucca es bastante sencilla, con informes que los responsables de RR.HH. pueden personalizar para obtener una visión completa del equipo. También cuenta con un sistema de gestión documental centralizado para facilitar la administración del departamento.
Por último, la herramienta está preparada para operar en diferentes países, siendo compatible con empresas con presencia internacional. Eso sí, sus posibilidades pueden resultar abrumadoras para empresas de tamaño pequeño o medio.
Ventajas de Lucca
- Amplia modularidad y escalabilidad.
- Interfaz moderna y fácil de usar.
- Soporte para empresas globales.
Desventajas de Lucca
- Algunas funciones requieren configuraciones avanzadas.
- Puede ser excesivo para pymes muy pequeñas.
Bizneo
Bizneo es una suite cloud con más de 16 módulos para cubrir el ciclo completo del empleado: reclutamiento ATS, control horario, formación, encuestas, evaluaciones, desarrollo y portal del empleado. Su valor diferencial está en la automatización y en ofrecer una experiencia integral para empresas de todos los tamaños.
Destaca su capacidad para optimizar el proceso de selección y fidelización, ayudando a las compañías a atraer talento y retenerlo con planes de desarrollo definidos. Desarrollada en España, es una de las plataformas de SaaS para recursos humanos más económicas del mercado, con precios a partir de 9 euros al mes por empleado.
Ventajas de Bizneo
- Gran variedad de módulos en una sola plataforma.
- Útil tanto para atracción como fidelización del talento.
- Soporte y experiencia de usuario positiva.
Desventajas de Bizneo
- Puede ser demasiado amplio para pequeñas empresas.
- Algunas integraciones requieren trabajo adicional.
Factorial
Factorial se ha convertido en una de las plataformas más utilizadas en España. Fundada en 2016 por Jordi Romero, Bernat Farrero y Pau Ramon Revilla, cuenta con la mayoría de funciones que se esperan de un SaaS de RR.HH. Control horario, vacaciones, selección de personal, firma digital, gestión documental y un largo etcétera
También dispone de módulos de desempeño, formación y seguimiento de objetivos, con lo que abarca desde lo administrativo hasta el desarrollo del talento. De hecho, su punto fuerte está en la escalabilidad: nació pensada para pymes, pero el sistema se adapta con relativa facilidad a compañías más grandes.
Al igual que Coverflex, permite gestionar la retribución flexible de los empleados, aunque su aplicación móvil puede resultar algo abrumadora por la cantidad de información y funciones que integra.
Ventajas de Factorial
- Plataforma completa y escalable.
- Incluye firma electrónica y gestión documental.
- Ideal para pymes que buscan centralizar todo en un mismo lugar.
Desventajas de Factorial
- Puede resultar una alta inversión en costes a medida que se añaden módulos.
- Algunas funciones avanzadas requieren aprendizaje previo
Eurécia
Se trata de un software SaaS de RR.HH. destinado a pymes que necesitan centralizar la gestión de personal sin complicarse con sistemas demasiado técnicos. Reúne en un mismo portal vacaciones, ausencias, gastos, horarios y planificación de recursos, con un acceso multidispositivo que lo hace práctico para empleados y managers.
Lanzada en Francia en 2006, cuenta con uno de los portales del empleado mejor valorados, un espacio que agiliza la mayoría de trámites y dota de autonomía al equipo de recursos humanos. Asimismo, incluye herramientas como la automatización de informes, la gestión multidivisa y el control de IVA.
En cuanto a sus tarifas, el precio medio por empleado es de 6,90 euros, siendo una de las plataformas más económicas del mercado.
Ventajas de Eurécia
- Muy completo para pymes.
- Portal del empleado intuitivo.
- Automatización de informes y gastos.
Desventajas de Eurécia
- Menos potente para grandes corporaciones.
- La personalización puede quedarse corta frente a otros SaaS.
Adequasys
Probablemente, la mejor definición de plataforma flexible. En lugar de ofrecer un paquete cerrado, Adequasys permite configurar distintos módulos según las necesidades: organigrama, selección, revisión salarial, formación, feedback 360, entre otros. También incorpora análisis predictivo para ayudar a anticipar necesidades de talento y tomar decisiones con datos objetivos.
En cuanto a la experiencia de uso, su portal central de RR. HH. simplifica la gestión al concentrar toda la información de empleados en un mismo espacio, reduciendo duplicidades y mejorando flujos de trabajo. Asimismo, se integra con otros sistemas corporativos, no siendo tan común en este tipo de plataformas.
Por supuesto, cumple con todos los requerimientos legales y normativas de protección de datos. Como en el resto de opciones de software SaaS para recursos humanos, el precio varía según la complejidad y especificidad del proyecto, por lo que no hay una tarifa fija.
Ventajas de Adequasys
- Modular y personalizable según cada empresa.
- Potente análisis predictivo.
- Buena integración con otros sistemas.
Desventajas de Adequasys
- Puede ser más costoso en implantación.
- Su complejidad lo hace menos interesante para pymes pequeñas.
Deel
Deel nace para dar respuesta a un problema muy particular: la nómina internacional y la contratación global. La plataforma permite gestionar empleados y freelancers en más de 150 países, con pagos en más de 120 divisas y cumplimiento legal en cada mercado.
Además de la parte administrativa, dispone de portal de autoservicio, gestión de gastos y documentación segura. Asimismo, la curva de aprendizaje para el departamento de recursos humanos es prácticamente plana, aunque algunas funciones pueden carecer de la profundidad suficiente.
Ahora bien, no es la herramienta más económica, al estar destinado a empresas en pleno proceso de internacionalización Tampoco es el software para RR. HH. más rápido en lo que a tiempos de ejecución se refiere. En cualquier caso, resuelve de un plumazo la complejidad de establecer filiales país por país.
Ventajas de Deel
- Ideal para empresas con equipos distribuidos globalmente.
- Cumplimiento legal en cada jurisdicción.
- Pagos flexibles en múltiples divisas.
Desventajas de Deel
- Enfocado casi en exclusiva a la nómina y contratación internacional.
- Precio elevado si no se aprovecha a gran escala.
Talentia
Talentia HCM apuesta por una visión integrada de la gestión de personas. Sus módulos incluyen organización, tiempos, ATS, rendimiento, sucesión, salarios y portal digital. Todo ello con acceso multidispositivo y la posibilidad de automatizar gran parte de los flujos de trabajo.
En cuanto a la personalización de módulos, cada empresa puede configurar el sistema en función de sus procesos y necesidades. La interfaz, aunque asequible en términos de usabilidad, puede resultar algo compleja, sobre todo los paneles de OnBoarding. Sus tarifas tampoco quedan claras, al no haber información al respecto en la web.
Ventajas de Talentia
- Gestión integral de todo el ciclo de vida laboral.
- Alta personalización y seguridad.
- Enfoque global para empresas internacionales.
Desventajas de Talentia
- Puede requerir más recursos de implantación.
- No es la opción más sencilla para pymes.
Cegid Talentsoft
Se trata de un software centrado en el ciclo completo del empleado: selección, incorporación, formación, seguimiento de objetivos y desarrollo de carrera. También cuenta con herramientas de análisis de datos, organigramas interactivos y un portal para empleados y managers que facilita la comunicación interna.
Al igual que Lucca y Dell, el software para RR. HH puede implantarse en diferentes países, adaptándose a las diferentes legislaciones locales. También se adapta a sistemas ya existentes, aunque la fluidez de la herramienta no es la mejor si se compara con otras soluciones.
Más que una herramienta puntual, es una plataforma de largo recorrido para organizaciones que gestionan plantillas diversas y en constante movimiento.
Ventajas de Talentsoft
- Cobertura completa del ciclo del talento.
- Escalable y adaptable a diferentes países.
- Amplias herramientas de análisis y reporting.
Desventajas de Talentsoft
- Puede resultar complejo para pymes sin un equipo de RR.HH. establecido.
- Requiere tiempo de implantación.
Personio
Personio es un software integral de RR. HH. orientado a pymes y medianas empresas. Cubre todo el ciclo laboral: reclutamiento, onboarding, nóminas, ausencias, desempeño, people analytics y firma electrónica. Cada uno de estos módulos es configurable y escalable para adaptarse al crecimiento de la compañía.
Su valor añadido está en la simplicidad. Con más de 200 funcionalidades, centraliza procesos que de otro modo estarían dispersos en diferentes herramientas. También es compatible con planes de retribución flexible y dispone de un módulo de revisión de salario bastante completo, tanto para trabajadores como responsables de RR. HH.
Por último, la herramienta cumple con la normativa europea de protección de datos. Eso sí, la aplicación móvil es algo limitada y no hay un precio fijo por empleado declarado en su página web.
Ventajas de Personio
- Muy completo y fácil de personalizar.
- Pensado para pymes en crecimiento.
- Cumplimiento normativo garantizado.
Desventajas de Personio
- Puede ser excesivo para microempresas.
- Algunas integraciones requieren configuración avanzada.
Elige el SaaS para RRHH que mejor se adapte a tu empresa
No existe un único mejor software para todos, ya que cada empresa tiene sus prioridades: gestión de nóminas, selección de personal, control horario o gestión del talento. Y recuerda: más no siempre es mejor. Si las funcionalidades del software son excesivas o el precio supera la partida presupuestaria, opta por soluciones más sencillas.
“Cuando empezamos, éramos unas 40 personas trabajando en la empresa y no encontrábamos una solución que pudiera adaptarse a nuestras necesidades. Para una compañía como nosotros, con un modelo de trabajo muy flexible, extrapolar esa flexibilidad a la compensación es un básico que necesitábamos implementar.” — Opiniones de Coverflex de David Cortés, HR Manager de ABG Intellectual Property
Lo importante es encontrar un SaaS de recursos humanos que se adapte a tus necesidades, que ofrezca una interfaz fácil, actualizaciones automáticas y que libere al departamento de RR. HH. de tareas manuales, permitiendo al equipo de recursos humanos centrarse en lo estratégico.
